Adelante est un groupe de soins dont les activités principales sont la réadaptation des adultes et la réinsertion professionnelle, la réadaptation des enfants, l’éducation et la vie spéciales et l’audiologie et la communication. Ils aident les enfants et les adultes qui luttent contre les conséquences d’une maladie, d’un trouble ou d’un accident à retrouver leur fonctionnement et leur participation. Adelante est basée dans différents endroits du Limbourg. Chaque lieu a sa propre offre de soins.

Un choix facile

Grâce à des projets antérieurs, Adelante et Archive-IT collaborent depuis longtemps. Pour Esther Cromheecke, directrice de la division Audiologie & Communication, le choix a donc été facile. « Lorsqu’un nouveau projet se présentait, nous contactions directement notre personne de contact à Archive-IT pour discuter des possibilités. Il n’y avait aucun doute à ce sujet ; si vous savez que vous avez raison, alors le choix était facile. »

Entièrement numérique

Depuis le 1er octobre 2019, Adelante Audiologie & Communicatie travaille entièrement en numérique. À partir de ce moment, tous les nouveaux fichiers sont immédiatement créés numériquement. Cependant, il y avait encore de nombreux dossiers papier de clients d’avant cette époque. Dans une situation idéale et afin de travailler le plus efficacement possible, ces fichiers devraient également être disponibles sous forme numérique. Esther dit : « Au début, il y avait encore des doutes quant à savoir si nous devions réaliser le projet nous-mêmes ou le remettre de toute façon. Après un certain nombre de discussions avec Archive-IT, nous avons préféré le remettre quand même. Cela a donné beaucoup de repos de notre côté. De plus, la vitesse à laquelle Archive-IT numérise les fichiers est incomparable en interne. »

Un projet complexe

En raison de la complexité, beaucoup de temps a été consacré à la bonne élaboration du projet. Les plus petits détails ont été pensés, afin que le projet puisse être réalisé comme une machine bien huilée. Il a été décidé de diviser le projet en plusieurs phases. Toutes les deux semaines, une partie des archives était récupérée et numérisée. Ces phases étaient basées, entre autres, sur le système de rendez-vous entre les professionnels de la santé et les clients. Cela a demandé beaucoup de planification. Les dossiers ont été récupérés sur la base des rendez-vous prévus peu après ou des dossiers nécessaires à la recherche. En numérisant les dossiers de cette manière, il est resté gérable en interne et les professionnels de santé ont pu tout consulter numériquement lors d’un rendez-vous. « En sept mois, Archive-IT a collecté 14 archives chez nous ; à la fin du projet, 5 600 dossiers ont été numérisés. Les avantages sont importants. Les employés peuvent travailler dans un seul dossier en même temps, vous n’avez pas à chercher le dossier dans le bâtiment et il n’est plus lié à un lieu. Toutes ces actions physiques ont maintenant été éliminées, ce qui nous fait gagner beaucoup de temps. »

Une bonne communication

Esther poursuit : « Nous sommes très satisfaits de la communication avec les employés d’Archive-IT. Nous avons beaucoup de contacts avec un point de contact fixe au sein de l’organisation. Les lignes de communication sont courtes, ce qui nous donne un sentiment agréable. » Au sein d’Adelante, ils ne sont pas encore prêts en ce qui concerne l’archivage et la numérisation, le prochain projet est déjà en cours.

Nous remercions Adelante pour la confiance et la bonne coopération !

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