Inca Medical est une agence d'externalisation située à Utrecht. Ils détachent des infirmiers anesthésistes dans les hôpitaux d'Utrecht, Nieuwegein, Gouda et Ede, entre autres. En outre, ils aiment réfléchir pour améliorer la continuité et l'optimisation des salles d'opération.
Gemma van Oostrom, Management Support, s'occupe de l'administration et est responsable de la gestion des dossiers du personnel. En travaillant à domicile, il est apparu encore plus clairement que les dossiers personnels en papier présentaient de nombreuses limites, car ils étaient simplement archivés dans un classeur au bureau. Le partage des dossiers avec les employés est également considéré comme difficile tant que le dossier n'est stocké que sous forme physique.
Le sentiment était juste dès le début
Inca Medical a contacté deux entreprises pour obtenir un devis. Finalement, ils ont choisi Archive-IT, non seulement en raison de la proposition, mais aussi du sentiment qu'ils ont eu. Gemma : « Le feeling était bon dès le départ ; l'offre semblait parfaite et on a répondu à toutes les questions immédiatement. Archive-IT a envoyé les boîtes, que j'ai remplies avec les dossiers. Ils ont ensuite été récupérés par un coursier. Depuis deux ans, tous les nouveaux employés sont immédiatement enregistrés numériquement. Nous avons fait numériser les dossiers des employés qui sont en service depuis des années. Il s'agit souvent de dossiers épais, ce qui m'obligeait à passer beaucoup de temps à chercher le bon document. » Inca Medical a stocké les dossiers des employés qui ont quitté le service dans les archives sécurisées d'Archive-IT au lieu de les numériser. « C'était une solution rentable et efficace, car nous n'en avons plus besoin, mais ils doivent être conservés pendant un certain nombre d'années jusqu'à l'expiration de la période de conservation. »
Une recherche plus rapide et plus facile
« Maintenant que les dossiers sont numériques, la recherche d'informations est beaucoup plus rapide. Désormais, peu importe la taille du fichier, la fonction de recherche très pratique vous permet d'accéder au bon document en un clic de souris, sans avoir à le feuilleter en entier. Tous les dossiers des employés sont désormais numériques. Nous allons faire en sorte que les dossiers soient bientôt disponibles pour les employés eux-mêmes, ce qui est très transparent ! »
Le classeur est sorti par la porte
Gemma : « Le contact avec le gestionnaire de compte et le chef de projet a été agréable. Tous les accords ont été respectés à la lettre. Au début, un certain nombre de fichiers tests ont été numérisés, afin que vous ayez immédiatement une idée de l'aspect du fichier numérique. Avec quelques modifications mineures, le dossier a été mis en place conformément à nos souhaits. Ensuite, les autres dossiers ont été numérisés. Je peux maintenant les consulter facilement, même lorsque je travaille à la maison. L'armoire de classement a été retirée, ce qui me donne également plus d'espace. Idéal ! »
Archive-IT remercie Inca Medical pour sa confiance ! Vous êtes curieux de savoir comment fonctionne le processus de numérisation ? Pour en savoir plus, cliquez ici!