Wonen Zuid est actif dans le centre et le sud du Limbourg avec l'exploitation de logements sociaux. Wonen Zuid travaille avec de nombreux dossiers de construction, qui contiennent des informations sensibles en matière de confidentialité et doivent être stockés en toute sécurité. En collaboration avec Archive-IT, les dossiers de construction sont stockés au niveau des palettes. Vous êtes curieux de connaître leur expérience? Ruud Bisschoff, responsable des services d'information documentaire, raconte le projet terminé!
Choix pour Archive-IT
Ruud Bisschoff déclare: « Auparavant, nos dossiers de construction étaient stockés dans un grand hall de stockage, divisé en plusieurs petites salles de stockage à Roermond. Cependant, ces zones de stockage n'étaient pas aussi sécurisées que nous le pensions nécessaire. Il n'y avait pas de caméras, pas d'extincteurs de gaz et aucune autre mesure de sécurité. Les chambres n'étaient sécurisées que par un verrou. Comme les archives sont constituées d'informations confidentielles, nous avons décidé de chercher une meilleure solution. Nous avons rapidement décidé de faire appel à Archive-IT. Nous réalisons ici un bénéfice à deux niveaux, car les coûts sont également inférieurs à ceux du hall de stockage de Roermond. Archive-IT est également certifié ISO et prend des mesures de sécurité de grande envergure telles que la surveillance par caméra, le système d'extinction des gaz et la prévention des cambriolages. Nos dossiers de construction sont désormais stockés chez Archive-IT au niveau des palettes avec des mesures de sécurité optimales. »
Choix pour le stockage des palettes
Les archives qui ne sont pratiquement jamais consultées mais qui doivent néanmoins respecter une période de conservation légale, par exemple, se prêtent parfaitement au stockage sur palettes. Les dossiers de construction de Wonen Zuid sont stockés dans des boîtes, qui sont ensuite empilées sur une palette. « Comme les dossiers du bâtiment doivent respecter la durée légale de conservation, avec la possibilité de devoir retrouver un dossier, nous avons opté pour le stockage sur palettes. Les fichiers ne sont pas utilisés quotidiennement, c'est donc une solution rentable de les archiver au niveau des palettes. Nous avons fait ce choix ensemble sur les conseils d'un spécialiste d'Archive-IT », a déclaré Ruud.
Avancement du projet
« Tout d'abord, nous n'avons rencontré aucun problème au cours du projet. J'ai eu très peu de travail dessus. Nous avons convenu qu'Archive-IT viendrait collecter tous les dossiers de construction, puis les classerait en vue de leur enregistrement. Tout s'est déroulé sans problème, sans aucune difficulté. Tous les dossiers de construction sont désormais stockés en toute sécurité dans l'entrepôt d'Archive-IT. En outre, il arrive parfois qu'un dossier de construction doive être demandé. Grâce à la rapidité du service d'Archive-IT, nous disposons du dossier sous forme numérique dans les 24 heures via la numérisation à la demande. Pour moi, le fait que les accords aient été respectés, le planning qui a été suivi et la communication claire ont été les principales raisons de la réussite du projet. Globalement, je donnerais un bon '9' au déroulement du projet et à Archive-IT », déclare Ruud.
Nous remercions Wonen Zuid pour sa confiance en Archive-IT!