Le besoin de travail numérique s'est intensifié ces dernières années, y compris dans les établissements de santé mentale. Travailler avec des dossiers papier fait perdre un temps inutile et le papier ne se trouve qu'à un seul endroit à la fois. Cependant, de nombreuses institutions de santé mentale travaillent encore avec du papier. Le passage à un monde numérique, en revanche, offre plus de simplicité et d'efficacité. Dans ce blog, nous vous en dirons plus sur le travail dans un monde numérique pour les institutions de santé mentale et les avantages qui en découlent !
Problèmes dans les institutions de santé mentale
Actuellement, de nombreuses institutions de santé mentale fonctionnent dans un monde hybride. Une partie des données est numérique, à l'aide d'un EPR. Cependant, le papier est encore présent en grande quantité et les dossiers papier sont encore souvent sortis pour rechercher la bonne information. Cela comprend les dossiers psychiatriques, les dossiers infirmiers, les dossiers juridiques. Cela pose un problème au sein des institutions de santé mentale. Où commence la recherche du bon dossier si une partie est encore sur papier et l'autre numérique ?
En outre, les fusions se sont multipliées ces dernières années, ce qui a entraîné un travail sur plusieurs sites. Il est donc très difficile de faire parvenir les informations au bon endroit et au bon moment. De nombreux employés au sein d'une institution sont impliqués dans l'information d'un dossier particulier, mais avoir ce dossier papier entre les mains de plusieurs endroits en même temps est une perte de temps. Le monde numérique est une bonne solution pour cela. Il crée plus de simplicité et d'efficacité au sein de votre institution. En outre, le règlement général sur la protection des données (RGPD) impose de plus en plus d'exigences quant à la manière dont les dossiers sont conservés et à leur sécurité. En numérisant entièrement vos archives et/ou en les rendant accessibles via un système unique répondant à ces exigences et aux lois et règlements, vous n'avez plus à vous en soucier.
Rosemary van Beljouw, responsable des soins ambulatoires chez SEIN : "Passer du papier au numérique n'a pas été facile. Cependant, cela n'a pas causé de problèmes. Les fichiers numériques peuvent être consultés très facilement grâce à Virtual Archive."
Virtual Archive
Virtual Archive est une archive centrale pour tous vos fichiers et documents et a été développé pour fournir un aperçu de tous les flux d'information au sein de votre institution. Les institutions de santé mentale ont tendance à traiter avec de multiples lieux et les dossiers papier sont donc peu accessibles, car ils ne peuvent se trouver qu'à un seul endroit. Trouver les bons fichiers ou documents est déjà un problème courant. Cela n'améliore pas l'efficacité du travail. Avec Virtual Archive, ces problèmes sont résolus et vous pouvez trouver rapidement le bon fichier. Si le fichier est numérique, vous pouvez visualiser les documents à l'aide d'une simple visionneuse. Si le dossier est encore sur papier, vous pouvez récupérer le dossier via notre logiciel.
Esther Brokke, chef de projet chez GGnet : "De cette façon, nous avons un accès facile à notre histoire. Comparez-le à un coup d'œil dans le passé."
Avantages de la numérisation
La numérisation présente de nombreux avantages. Certains de ces avantages sont :
Les informations sont disponibles partout et à tout moment, ce qui facilite le partage des informations avec les collègues.
La sécurité de vos documents est garantie. En effet, la solution est entièrement conforme aux lois et règlements d'AVG. Pensez aux périodes de conservation, au droit à l'oubli, etc.
L'accès et l'enregistrement de l'accès sont immédiatement réglementés de manière appropriée et l'utilisation non autorisée est empêchée.
Un environnement efficace contenant toutes les informations est créé.
La perte de fichiers et de documents fait partie du passé.
Un gain d'espace précieux.
Honore Martens, responsable de l'équipe de support RH chez Koraal : " Virtual Archive est entièrement paramétrée en fonction des autorisations de Koraal et j'ai donc pu demander facilement et surtout en toute sécurité un accès prioritaire à un dossier s'il n'avait pas encore été numérisé."
Stockage des archives
Avez-vous des dossiers que vous ne consultez plus et que vous ne devez conserver qu'en fonction d'un délai de conservation ? Dans ce cas, l'archivage physique dans le bâtiment d'archives sécurisé d'Archive IT est la bonne solution. Cela permettra de libérer de l'espace inutile au sein de votre institution, qui pourra être utilisé à d'autres fins. Si vous avez besoin d'un fichier, vous pouvez facilement le demander en utilisant la numérisation à la demande. En une heure et demie, vous aurez le fichier nécessaire entre vos mains. Ainsi, vous économisez les coûts de la numérisation de tout et vous avez toujours accès à tous les fichiers.
En bref, il y a actuellement plusieurs problèmes dans les institutions de santé mentale autour du monde hybride. Le passage à un monde numérique présente de nombreux avantages pour votre institution. Vous êtes curieux de savoir quelles sont les possibilités offertes par Archive IT pour passer à un monde numérique au sein de votre institution ? Alors contactez-nous ici sans aucune obligation !
Êtes-vous intéressé par une démonstration sans obligation de Virtual Archive pour voir à quel point le système est facile à utiliser ? Remplissez vos coordonnées et nous vous contacterons dans les plus brefs délais !
