GGNet est un organisme de soins de santé mentale et offre toutes sortes d’aide psychologique. Des cours préventifs aux formes de thérapie plus longues. En 2007, une fusion a eu lieu avec Spatie. Les dossiers clients de Spatie ont été transférés à GGNet au début de cette année. Il a également été décidé que tous les dossiers des clients des différentes régions du GGNet devraient être conservés de façon centralisée. Les archives médicales centrales du bâtiment principal ne pouvant traiter ces quantités, elles ont été déplacées au sous-sol. Certains dossiers des régions étaient entreposés dans des boîtes dans notre sous-sol depuis plus d’un an parce qu’il n’y avait plus d’espace de suspension disponible. Au total, les dossiers étaient répartis dans trois salles différentes.
En trois semaines, Archive-IT a rassemblé tous les fichiers et libéré un grand espace au premier étage du bâtiment principal de GGNet, entre autres choses. Il y avait même un ascenseur (extérieur). Les dossiers ont ensuite été transportés à Reuver, étiquetés et enregistrés individuellement, puis suspendus. Lorsqu’un fichier était demandé dans l’intervalle, il était rapidement disponible par balayage sur demande. GGNet est très satisfait de cette solution conviviale.
Un chef-d’œuvre
Pour Archive-IT, il s’agissait du plus gros projet à ce jour : la première semaine, les dossiers ont été transférés du premier étage du bâtiment principal aux chariots Archive-IT, après quoi ils ont été descendus du balcon avec un palan de chantier et chargés pour transport. La deuxième semaine, c’était au tour de la cave. La première salle avec des dossiers suspendus était également suspendue par des chariots roulants. L’arrière-salle au sous-sol était remplie de boîtes remplies de dossiers de clients des régions. Chef de projet Archives Esther Brokke : « Ce dernier problème était majeur. Il suffit de regarder dans l’une des 300 boîtes : elle cherchait une aiguille dans une botte de foin. Les boîtes étaient triées par mois, mais tout était mélangé. Certains dossiers ont été demandés d’urgence et nous avons dû vendre « non » de plus en plus souvent. Au début, nos propres dossiers étaient bien rangés et nous en étions très fiers. Avec l’arrivée des fichiers d’Apeldoorn et des régions, nous avons grandi hors de notre ligue et avons dû utiliser plusieurs salles, donc l’aperçu a disparu. Ce n’est pas une situation idéale, chaotique et intenable », conclut-elle.
Numérique
Esther Brokke, chef de projet : « Avant la conversation, il est apparu clairement que la situation des archives qui en résultait constituait un défi majeur. Pour nous et pour le fournisseur. Après la réunion exploratoire, nous avons reçu une offre pour le stockage sur palettes ou pour le stockage individuel. Le choix n’a pas été si difficile, après que les avantages et les inconvénients aient été énumérés. Chercher une boîte sur des palettes est beaucoup trop difficile ! Surtout si l’information doit être disponible rapidement. Une comparaison des prix sur une période de 15 ans a montré qu’ils n’étaient pas si éloignés les uns des autres. Cela est principalement dû au fait que nous avons un certain nombre de demandes. L’investissement unique chez Archive-IT est plus élevé, mais la qualité et la rapidité de la requête compensent largement ! Quelques heures après la demande, le fichier est disponible sous forme numérique. En outre, tous les dossiers sont enregistrés individuellement, ce qui signifie que certains des dossiers que l’on croyait » perdus » ont été révélés à nouveau. »
Parcourir
GGNet fonctionne avec l’application Web Virtual Archive. Le service de l’administration des soins de santé reçoit les demandes de processeurs ou d’organismes externes et demande les fichiers à Archive-IT. Une fois le fichier reçu numériquement, il est téléchargé et joint au dossier électronique du patient (DEP). Esther Brokke : « Cela nous donne un accès facile à notre histoire. Comparez-le avec un diorama du passé. Nous n’avons pas encore de lien entre Virtual Archive et notre système d’enregistrement, mais cela sera possible à l’avenir. Nous n’avons commencé qu’en juillet 2011 et nous voulons d’abord examiner comment cela fonctionne. Au final, le projet s’est bien déroulé, chapeau ! »
En conclusion
En collaboration avec Raet, les fichiers RH de GGNet ont également été numérisés et mis à disposition dans Raet Online. Archive-IT a un partenariat avec Raet. Le partenariat entre Archive-IT et Raet garantit que les organisations sont soutenues de manière optimale dans la numérisation des informations et leur mise à disposition des ayants droit dans l’organisation.