L’ISD Kompas est un service social intercommunal mis en place par les municipalités de Nuth, Simpelveld et Voerendaal. Entre-temps, la municipalité de Nuth, ainsi que les municipalités de Schinnen et Onderbanken, ont fusionné dans la municipalité fusionnée de Beekdaelen et, par conséquent, les anciennes municipalités de Schinnen et Onderbanken sont également progressivement fusionnées dans ISD Kompas. Les résidents de ces municipalités du Limbourg méridional qui n’ont (temporairement) aucun revenu peuvent se rendre à l’ISD Kompas. Avec les demandeurs d’emploi, ISD Kompas examine les opportunités et les possibilités offertes par le marché du travail régional.
Numériser
ISD Kompas a choisi de numériser les dossiers de ses clients. La raison de ce choix était qu’ils voulaient travailler de manière plus sûre et plus fiable. Walter Grenda, consultant externe aux archives de l’ISD Kompas, explique : « Les dossiers physiques étaient autrefois suspendus dans un classeur. Cela fonctionnait bien, mais si un employé emportait un dossier et ne l’enregistrait pas, personne ne savait où se trouvait ce dossier. C’est bien sûr incroyablement difficile, surtout lorsqu’il s’agit de paiements de la part de personnes bénéficiant de l’aide sociale. Il s’agit d’informations très sensibles à la vie privée et qui ne doivent pas être laissées à la rue. En outre, il est très important que tous les processus de travail aboutissent au bon dossier et cela ne se passait pas toujours bien auparavant. Bien sûr, les gens restent des gens et peuvent toujours faire des erreurs. En numérisant, l’erreur humaine est minimisée et toutes les actions dans les fichiers sont automatiquement enregistrées. Une amélioration très importante. »
Processus de sélection
Walter poursuit : « Outre le fait que nous cherchions un partenaire pour numériser les dossiers papier, nous recherchions également une solution numérique permettant d’accéder aux dossiers et de les rendre accessibles à plusieurs infirmières. Plusieurs partis étaient éligibles, ce que nous avons examiné lors du processus de sélection. Nous avions fixé des normes élevées pour la solution numérique que nous avions à l’esprit auparavant. Parmi les fonctionnalités importantes auxquelles nous avons prêté attention figurent la disponibilité d’un module d’archivage et une politique de destruction automatique. Le système Archive-IT répondait exactement à nos exigences strictes. Afin d’expérimenter l’ensemble du processus en pratique, nous avons visité Archive-IT. Nous avons été très impressionnés et tout a montré qu’Archive-IT avait organisé cela de manière professionnelle. Le niveau de sécurité de l’information, en particulier, m’a vraiment marqué. L’explication claire et la recherche commune d’une solution appropriée pour les ISD Kompas sur mesure nous ont vraiment convaincus. »
Niveau du processus de travail
ISD Kompas a choisi d’enregistrer, de numériser et d’archiver au niveau des processus de travail. Walter explique : « Nous avons choisi de nous enregistrer au niveau du processus de travail, car nous voulons en fin de compte détruire au niveau du processus de travail également. Cela signifie qu’Archive-IT a effectué plusieurs enregistrements au niveau des processus de travail dans un même dossier client. Ainsi, il n’est pas nécessaire de gérer l’ensemble du dossier jusqu’à ce qu’un client mette fin à sa relation avec ISD-Kompas (par exemple en cas de déménagement dans une autre municipalité, de décès ou parce que le client a accepté un emploi). Pour nous, c’est crucial, car tous les processus de travail au sein d’un même dossier n’ont pas les mêmes périodes de conservation. Nous pouvons maintenant aligner notre politique de destruction sur les processus de travail et les lois et règlements associés. Après tout, nous avons non seulement un devoir de conservation, mais aussi une obligation de destruction. »
Une coopération heureuse
« Nous avons trouvé la coopération très agréable. Le groupe de projet de la DSI et les employés d’Archive-IT concernés ont communiqué entre eux. La mission a changé entre-temps, car de nouvelles choses ont été mises en lumière. La flexibilité et la réflexion que cela implique sont pour moi un grand avantage. Les éventuels contretemps ont été abordés ensemble, afin que le projet puisse se poursuivre dans de bonnes conditions. Il était important pour nous de pouvoir disposer rapidement des fichiers physiques pendant le processus de numérisation. Nous avons donc demandé à plusieurs reprises des pièces de l’environnement physique. Tout s’est passé très bien et rapidement. Un compliment aux employés d’Archive-IT, chacun y met du sien! »
ISD Kompas n’est pas encore entièrement numérique et souhaite certainement prendre d’autres mesures dans ce domaine à l’avenir. Nous remercions ISD Kompas pour sa confiance !