Langedijk est une commune de la province de Hollande du Nord, à dix kilomètres au nord-est d’Alkmaar. Avec plus de 27 000 habitants, c’est une commune de taille moyenne. En 2014, la municipalité a décidé d’impartir les processus de travail et de revenu à l’Intermunicipal Social Services Stop Work. Cette décision a été le point de départ de la numérisation des fichiers de travail et de revenus de la municipalité de Langedijk.

Travailler ensemble

L’Inter-municipal Social Service (ISD) Stop Work est une joint venture entre les municipalités de Heerhugowaard, Alkmaar et Langedijk qui a débuté le 1er janvier 2015 afin d’aborder conjointement la mise en œuvre de la loi de participation. Le 1er juillet 2014, la loi sur la participation a été adoptée en remplacement de la loi sur le travail et l’assistance (Wwb), de la loi sur l’emploi social (WSW) et d’une grande partie de la loi sur le travail et le soutien à l’emploi des jeunes handicapés (Wajong). Le poste de travail de la DSI se chargera de l’application de cette loi, de sorte que les forces puissent être combinées et que des gains d’efficacité puissent être réalisés. Grâce à la coopération entre les communes et l’ISD Work Stop, la commune de Langedijk est entrée en contact avec Archive-IT. La commune d’Alkmaar avait déjà une expérience avec Archive-IT, grâce à des projets antérieurs dont elle est satisfaite. Le choix d’Archive-IT a été fait à l’issue d’une enquête approfondie, au cours de laquelle différents critères ont été pesés. Un critère important a été le certificat ISO 27001, qui signifie sécurité de l’information. « Nous travaillons avec des documents sensibles à la vie privée et Archive-IT s’en occupe parfaitement « , explique Alex Huisman, Informatisering en Automatisering Advisor à la municipalité de Langedijk.

Entrée en vigueur du droit de participation

Les fichiers de travail et de revenus de la commune de Langedijk ont tous été livrés numériquement dans le système de gestion documentaire de la commune d’Alkmaar, qui fournit le support ICT de Halte Werk. La municipalité de Langedijk a depuis reconstitué les fichiers physiques dans ses propres archives, après la numérisation. La mise en place de l’ISD Stop Work a donc été le signal de départ pour numériser ces fichiers en priorité. Tout devait être numérique à court terme, afin que Halte WerkD puisse démarrer dès l’entrée en vigueur de la loi sur la participation.

Bien pensé et pas à pas

 »Le travail numérique n’est pas inconnu de la municipalité. « Nous travaillons avec des envois de courrier numérique « , dit M. Huisman. « Chaque jour, les envois postaux sont scannés par nos propres employés, stockés numériquement et ajoutés au stock de travail de la bonne personne, et un projet tel que la numérisation et l’ouverture des fichiers Travail et Revenu est une prochaine étape naturelle pour notre municipalité vers une nouvelle façon de travailler en numérique. Nous travaillons actuellement à l’élaboration d’un manuel pour définir les processus de numérisation. Notre souhait est de commencer la mise en œuvre après l’été, qui sera élaborée par la Direction de la diffusion de l’information documentaire (DIV). Tout d’abord, nous nous concentrerons sur la numérisation des pièces qui n’ont pas une longue période de conservation, dans le but de ne plus avoir à stocker physiquement ces pièces. Une municipalité numérique, c’est ce que nous voulons être. »

« Nous travaillons d’arrache-pied pour préparer la municipalité aux nouvelles lois et aux nouveaux règlements, comme la Loi sur l’environnement, et aux développements comme la carte d’identité électronique. Une utilisation plus efficace du temps et du papier est un avantage. La base pour atteindre cet objectif est la numérisation préalable de l’information et non la numérisation ultérieure de l’information. De cette façon, nous pouvons adapter le processus de travail, le travail numérique va augmenter et nous pouvons intégrer ces développements de plus en plus efficacement dans nos processus de travail. »

Plus de références
Gemeente Langedijk | Archive-IT

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