Le Zorggroep est une grande organisation de soins de santé née de la fusion du Land van Gelre et de Gulick, de Thuiszorg Midden-Limburg et de Zorggroep Noord-Limburg. Ils sont implantés dans cinq régions du Limbourg septentrional et central et couvrent ainsi une zone de travail de 660.000 habitants. Le groupe Soins offre des services allant des soins à domicile aux soins de maternité. Dans cette interview, Thera de Pauw parle du choix d’un environnement de travail numérique pour les dossiers du personnel. En tant que Group Manager Social Policy au sein du Care Group, elle est en partie responsable de la situation de travail des 7.500 employés et donc de la personne derrière l’employé dans l’organisation.

Un service central du personnel

De Zorggroep est actuellement en pleine réorganisation dans le cadre de laquelle il est nécessaire d’optimiser ses processus. De plus, le gouvernement impose aussi des compressions. C’est pour ces raisons que le groupe Care a opté pour un service central d’administration du personnel, un premier pas vers l’optimisation des processus. Il reste encore beaucoup à faire dans ce domaine, car chaque région – une branche du Zorggroep – a son propre directeur et son propre service du personnel, composé des ressources humaines et de l’administration du personnel. Thera de Pauw déclare : « Nous allons fusionner l’administration du personnel avec l’administration des salaires au siège social. Le plus important est que tous les dossiers du personnel doivent être accessibles à tous les conseillers en personnel, où qu’ils se trouvent. Ces conseillers en personnel travaillent toujours dans les régions, de sorte que l’accessibilité est une exigence. Ce que nous ne voulons absolument pas, c’est transporter les fichiers en interne et les copier nous-mêmes, c’est pourquoi les rendre accessibles numériquement de manière professionnelle était un choix facile. La centralisation de l’administration du personnel est purement une question de réorganisation de notre groupe Care. Pour nous, en 2015, nous travaillerons avec trois nouvelles colonnes de soins : les soins à domicile en tant que soins non hospitaliers, les soins hospitaliers (troubles somatiques) et les soins en colonne pour les personnes atteintes de démence. Cela exige une nouvelle approche. »

Accessibilité sur plusieurs sites

Thera de Pauw :  » Dans le cadre des réductions de budget, nous mettons en place le plus grand nombre possible de services de support au sein de l’organisation. Cette organisation centrale n’est pas seulement le résultat de coupures, mais aussi une tendance dans l’ensemble du secteur de la santé. Avec des douzaines d’emplacements dans notre zone de travail et aussi les soins à domicile qui ne sont pas liés à l’emplacement, l’accès à l’information à plusieurs endroits sera un grand avantage d’efficacité. Surtout quand je regarde comment les choses se passent maintenant, parce que le département des ressources humaines travaille actuellement à partir d’un lieu de travail fixe dans la région, tandis que l’administration des salaires est située au siège social, dans le bâtiment administratif à Venlo. Le fait est que la paie, la politique sociale et les ressources humaines utilisent presque les mêmes documents, mais tous les employés les conservent dans leurs propres dossiers dans leur propre ministère, ce qui signifie qu’il y a plusieurs dossiers contenant les mêmes renseignements. Si elle peut être consultée et éditée dans un seul système à partir de plusieurs sites, c’est déjà un grand pas vers un avenir numérique. »

Pourquoi de Zorggroep a-t-il choisi Archive-IT ?

« L’accessibilité multi-localisation comme je viens de vous le dire et le fait d’avoir un dossier unique et complet, ont été les principales raisons pour lesquelles nous avons opté pour la numérisation. Le premier projet concernait les dossiers du personnel. Lorsque nous avons vu le Fichier virtuel, il a été décisif pour la transition vers le système numérique. La conservation du dossier papier sous forme numérique a permis aux utilisateurs de s’habituer très rapidement à cette méthode de travail. Vous pouvez simplement y naviguer, ajouter et déplacer vos documents. De plus, nous étions déjà habitués aux fichiers Jalema, qui ont été imités dans ce format numérique. Lors de la visite d’Archive-IT, nous avons été tellement impressionnés par la manière dont Archive-IT s’assure que les fichiers, tant physiques que numériques, sont sécurisés que le choix a été fait rapidement pour nous. Un exemple en est le système d’extinction au gaz, qui nous a donné un sentiment de sécurité. Le certificat NEN 7510 – sécurité de l’information dans les soins de santé – n’a pas été un facteur de décision, mais nous pensons qu’il est très important qu’Archive-IT le possède. Quoi qu’il en soit, la sécurité des informations est de la plus haute importance, car il s’agit d’informations sensibles, qu’il s’agisse de dossiers de soins ou de dossiers personnels. »

En pratique

« Archive-IT a numérisé plus de 8000 dossiers personnels, qui sont entièrement accessibles via l’Archive Virtuelle, où que nous soyons présents. Le groupe Care a préalablement nettoyé tous les fichiers par son propre personnel, de sorte que chaque fichier a la même mise en page. Les fusions avaient conduit à la création de différents types de structures dans les dossiers. C’est pourquoi la région de Horst-Venray a créé une mise en page d’onglets standard, ce qui a donné naissance à une nouvelle structure standard pour les dossiers personnels numériques. En raison de ces différentes structures, c’était tout un travail. Cependant, ce travail nous a permis de prendre un nouveau départ dans le numérique. »

Thera de Pauw ajoute à cela : « La tendance à pouvoir travailler indépendamment du temps et du lieu n’est pas récente pour nous, surtout si l’on considère les soins à domicile. Notre prochaine étape consiste à mettre les dossiers de soins à la disposition des employés sous forme numérique. Dans l’idéal, les clients, leurs représentants et les soignants devraient tous avoir accès au dossier de santé pertinent, chacun avec ses propres droits, il est vrai. Nous aspirons progressivement à un avenir numérique ».

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