L’hôpital Pantein Maas de Boxmeer se concentre sur ses patients. Dans sa nouvelle vision des soins, le professionnalisme et l’hospitalité sont des priorités absolues. Le 22 avril 2011, l’hôpital Maas Pantein a emménagé dans ses nouveaux locaux de la Dokter Kopstraat. Il n’y avait plus d’archives médicales dans les nouveaux locaux, ce qui signifiait que tous les dossiers devaient être accessibles numériquement et que tout le monde devait commencer à travailler numériquement à partir de cette date.

Présélection

Mignon Vloet (Chef de projet Numérisation) déclare : « Le processus de recherche d’un bon partenaire en numérisation a été difficile. Nous avons d’abord procédé à une présélection approfondie. Cinq partenaires potentiels sont restés. Lors du deuxième tour, deux partenaires, dont Archive-IT, ont été autorisés à faire une démonstration. La démo nous a fait choisir Archive-IT. » Henk van Duren (Coordinateur CMA) :  » Nous avons été très heureux d’avoir un interlocuteur unique chez Archive-IT pour toutes les activités logistiques. De plus, Archive-IT nous a donné beaucoup de bons conseils. Il est vraiment utile d’avoir à bord quelqu’un qui possède des connaissances approfondies. Le troisième point décisif pour les assistants et les médecins était que l’utilisation du Fichier Virtuel était extrêmement pratique, ce qui a conduit à un grand soutien ».

Dynamique, semi-statique et statique

 » Avec plus de 303.000 fichiers, répartis en archives dynamiques, semi-statiques et statiques, les fichiers ont été rapidement transférés à Archive-IT, poli by poli. La partie dynamique avec environ 122 000 fichiers des millésimes 2008 jusqu’à présent a été immédiatement scannée en masse et retournée numériquement via la connexion internet sécurisée. La partie semi-statique a été accrochée dans les archives externes d’Archive-IT et peut être demandée via Scanning on Demand via le logiciel JIM. « En moins d’une heure et demie, mais souvent beaucoup plus tôt, le fichier est mis à disposition sous forme numérique via le fichier virtuel « , explique Henk van Duren. La pièce d’archive avec l’année 2001 et plus tard a été stockée sur des palettes. Nous aimons tellement cela que Archive-IT a tout en main « , explique Mignon Vloet.

Traitement

L’hôpital Maas Pantein utilise Ezis avec un plugin JIM, donc tout l’historique est accessible dans l’EPD. Actuellement, environ 75% de l’EPD est utilisé et scanné dans les anciens fichiers. A partir du 4 juillet 2011, le nouvel EPD sera déployé et les documents numérisés d’Archive-IT seront de plus en plus utilisés comme documents historiques. Deux archivistes de l’hôpital Maas Pantein numérisent tous les jours de manière centralisée. Henk van Duren « Nous marchons 4 à 5 fois par jour à travers les différents services et cliniques pour collecter le matériel scanné. Chaque département est visité au moins deux fois par jour. De cette façon, nous pouvons garder une trace de tous les dossiers. Et ce qui est bien, c’est que le fichier numérique a la même mise en page que le fichier papier. » 

La nouvelle façon de travailler

« Une autre façon de travailler est nécessaire, dit Jacqueline Verberkt (Développeur d’EZIS), mais cette nouvelle façon de travailler est beaucoup plus efficace. Chez Orthopaedics, les assistants sont maintenant utilisés de manière très différente. Avec beaucoup moins de main-d’œuvre, ils sont maintenant en mesure de préparer et d’appuyer les heures de consultation. Ce n’est pas proportionnel au temps qu’ils consacraient à la recherche des dossiers. Le patient est au centre. Ce n’est pas un slogan vide de sens pour l’hôpital Maas Pantein. Dans la nouvelle façon de travailler, nous pouvons vraiment nous montrer à la hauteur. » 

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Pantein | Archive-IT

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