Avec ses nombreux sites, Rijndam Rehabilitation est le plus grand centre de réhabilitation des Pays-Bas. Afin de pouvoir évoluer avec les besoins du patient, de pouvoir travailler de la manière la plus efficace et la plus efficiente possible et de se concentrer sur ses tâches principales : fournir des soins, le choix a été fait pour une transition progressive vers un dossier numérique : la réadaptation EPD (R-EPD). Archive-IT s’entretient avec Rajen Bhattoe, chef de projet chez Rijndam Rehabilitation, où il explique en détail comment ils traitent la transition vers un DPR intégré.
Le passé, le présent et l’avenir dans un même environnement
Rajen Bhattoe parle du début du projet : « Chez Rijndam Rehabilitation nous utilisons Ecaris de VIR depuis notre existence. En plus d’Ecaris, nous travaillons actuellement au déploiement du REPD au sein de notre organisation. Ces deux systèmes sont reliés entre eux, de sorte que les données pré-budgétées et les données de nom et d’adresse peuvent être liées. Pourtant, ce n’était pas complet. L' »histoire papier » devait également être rendue accessible au sein de notre structure d’information numérique, car ce n’est qu’alors que vous avez une image complète et que vous pouvez vraiment travailler numériquement et efficacement. Archive-IT est entré en jeu ici. Nous avons une intégration dans le REPD avec Archive-IT Virtual Archive, que nous appelons en interne » le lien vers le fichier scanné « . Toutes les informations papier du passé sont donc intégrées dans le R-EPD ! »
« En août 2014, nous avons commencé tous les préparatifs pour la mise en œuvre pilote de l’Archive-IT Virtual Archive. Pensez à nettoyer nos propres archives historiques. En octobre 2015, le R-EPD a été mis en service pour la première fois, de sorte que notre personnel pouvait déjà travailler avec lui à grande échelle. Ils ont tout de suite été très enthousiasmés par le’fichier scanné’, parce qu’il n’y avait plus de temps de recherche inutile. Il y avait encore quelques souhaits en ce qui concerne la connexion, car en raison de tous ces systèmes que les praticiens d’aujourd’hui utilisent les uns à côté des autres, se connecter encore et encore est un problème. Heureusement, Archive-IT a développé une solution de Single Sign On pour cela. Nous travaillons maintenant avec cette solution, ce qui signifie que les fournisseurs de traitement doivent se connecter une fois pour toutes au R-EPD et non plus pour le fichier numérisé. Ça fait gagner beaucoup de temps ! »
Étape par étape et bien réfléchi !
Le DEP de réadaptation est mis en œuvre dans tous les services cliniques et de traitement ambulatoire de réadaptation de Rijndam. L’introduction du DSE en réadaptation est une opération majeure. Non seulement au niveau des TIC, mais aussi au niveau organisationnel. Pour les employés, c’est un grand changement et cela a un grand impact. Pensez aux méthodes de travail et à la coordination mutuelle autour du patient, des processus et des ressources. Un temps de préparation de plus d’un an a été nécessaire pour le déploiement complet du programme de réhabilitation EPD. Un choix délibéré a été fait en faveur d’un déploiement progressif, de sorte que l’expérience acquise dans ce domaine puisse être transposée dans la mise en œuvre de tous les services cliniques et ambulatoires de Rijndam. Entre-temps, le DEPD-R a été déployé dans une grande partie de Rijndam. Les cliniques externes (enfants) et les cliniques (enfants et adultes) seront équipées du R-EPD en 2015. En 2016, ce sera le tour des sites hospitaliers et le projet de mise en œuvre sera achevé en septembre 2016.
Dis ce que tu fais, fais ce que tu dis !
« Le choix de travailler avec Archive-IT n’a pas été facile », explique Rajen Bhattoe. « Le succès du projet et l’acceptation de la DEPD-R dépend de la façon dont le passé papier est déverrouillé dans la DEPD-R. Nous l’avons consciemment rendu important. Les exigences sont donc nombreuses ! Nous avons invité quatre fournisseurs pour une présentation de produit, dont le critère le plus important était l’intégration. Archive-IT a été très convaincant. Ils ont pu montrer que ce qu’ils disaient pouvait se réaliser. Archive-IT a réalisé un projet similaire et a un partenariat avec VIR, nous savions que nous étions au bon endroit. De plus, l’acceptation et la facilité d’utilisation étaient également des exigences. La façon dont les fichiers numériques ont été présentés a convaincu les gens de nous rejoindre. Archive-IT offre une bonne combinaison de rapidité, de fonctionnalité et de reconnaissance. »
Sécurité
La protection de la vie privée de nos patients est numéro 1 : « Un autre aspect que nous avons examiné est la sécurité de l’information. Pensez aux certifications. Archive-IT répond à ces exigences et cela nous donne confiance. En raison des nouveaux développements sur le marché, tels que le Wet Meldplicht Datalekken, qui entrera en vigueur le 1er janvier 2016, et de la protection numérique des données de nos patients, la sécurité des informations est encore plus importante.»
Rijndam Rehabilitation a encore un long chemin à parcourir, mais est très enthousiaste et satisfait des mesures prises jusqu’à présent. De cette façon, il est possible d’obtenir un changement bien réfléchi et fondé sur les processus.