Stichting Epilepsie Instellingen Nederland (SEIN), est un centre d’expertise pour l’épilepsie et la médecine du sommeil. La SEIN travaille quotidiennement à l’amélioration de la qualité de vie des personnes souffrant d’épilepsie et de troubles du sommeil. À cette fin, quelque 1400 employés se consacrent à fournir des soins optimaux. Le SEIN dispose de treize polycliniques, deux cliniques, trois centres d’éveil, trois lieux d’hébergement, des centres de jour et une école spécialisée.

Nous nous sommes entretenus avec Rosemary van Beljouw (responsable des soins ambulatoires), Tamara Vossen et Jacqueline Merks (toutes deux de l’enregistrement médical). Ils aimeraient partager leurs expériences sur les années de coopération entre le SEIN et Archive-IT.

Des années de fidélité aux clients d’Archive-IT

« Nous étions un client de Jalema, la société sœur d’Archive-IT de l’époque. Cela fait maintenant plus de 20 ans. À l’époque, nous utilisions des dossiers dans lesquels étaient archivés les documents des patients. À un moment donné, la capacité de stockage du SEIN était trop faible et nous avions les dossiers des patients non enregistrés physiquement stockés à Jalema ; lorsque le patient revenait, ils étaient à nouveau récupérés physiquement. Finalement, nous avons choisi de remplacer les documents physiques par une solution numérique. Archive-IT a réalisé cette numérisation avec nous. Nous consultons les documents numériques dans le système d’Archive-IT : l’archive virtuelle. En outre, nous avons également choisi de stocker physiquement une partie des fichiers dans les bâtiments d’archives d’Archive-IT, comme le stockage au niveau des palettes mais aussi le stockage au niveau des fichiers. Cela nous libère de l’espace et nous permet de mieux garantir la sécurité. »

Du papier au numérique

« Il n’a pas été facile de passer du papier au numérique. Cependant, cela ne posait aucun problème. Les fichiers numériques peuvent être consultés très facilement via l’archive virtuelle. Vous regardez les dossiers qui n’ont pas été numérisés, mais qui sont stockés sous forme papier à Archive-IT. La demande de tels fichiers se fait en quelques clics de souris ! Par le biais du service de numérisation à la demande, nous choisissons généralement de faire livrer un fichier dans les 36 heures. Parfois c’est urgent, alors nous l’avons souvent dans les 1h30 ! Cette façon de travailler fonctionne bien, comme une machine bien huilée. Tout est toujours livré à temps et nous n’avons jamais à le demander. »

Un service de qualité

« La qualité du service est une chose que Archive-IT caractérise pour nous. Vous avez besoin d’informations sur une facture ? D’autres questions ? Nous sommes toujours aidés de manière rapide et complète. De plus, la précision avec laquelle nous travaillons est une raison pour laquelle nous recommandons Archive-IT. Nous savons simplement que tout ira bien et que c’est une excellente base pour un partenariat. Dans l’ensemble, nous sommes très satisfaits! »

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