Depuis 2000, la Stichting Meedoen in Rotterdam offre un soutien matériel et immatériel aux écoliers de 4 à 18 ans issus de familles de Rotterdam ayant des moyens financiers minimaux. Meedoen à Rotterdam s’efforce de prévenir l’exclusion sociale de ces enfants en leur permettant de participer à des activités scolaires en intérieur et en extérieur.

La Stichting Meedoen in Rotterdam est un client satisfait des services et des logiciels d’Archive-IT depuis 2017. Caroline van Laar, coordinatrice à la Stichting Meedoen in Rotterdam, parle de ses expériences avec Archive-IT.

Comment vous êtes-vous retrouvé chez Archive-IT ?

« À l’époque, nous utilisions encore des dossiers physiques de suspension que nous archivions dans des classeurs. Cependant, en tant qu’organisation, nous avons tellement grandi au fil des ans qu’à un moment donné, il y avait plus de 4000 dossiers suspendus. Nous ne pouvions plus voir la forêt à travers les arbres et l’espace devenait de plus en plus limité. Par conséquent, la recherche entre ces montagnes de dossiers est devenue de plus en plus difficile. Une solution devait être trouvée le plus rapidement possible. Après avoir étudié les solutions possibles, nous nous sommes retrouvés à Archive-IT. Lorsque Archive-IT nous a expliqué les possibilités lors d’un rendez-vous et nous a fait une démonstration du système, nous avons immédiatement été convaincus. »

Numérisation des dossiers

Archive-IT a numérisé deux volumes de dossiers de clients pour la Stichting Meedoen in Rotterdam. En outre, ils ont choisi d’importer les fichiers numérisés dans l’archive virtuelle. Un système dans lequel ils travaillent encore au quotidien pour consulter des documents, mais aussi pour ajouter de nouvelles informations. Cela a donné à la Stichting Meedoen de Rotterdam beaucoup d’espace. Caroline : « Nous avons non seulement gagné de l’espace, mais aussi du temps. Si nous cherchons quelque chose, nous pouvons le trouver très rapidement et facilement. C’est un soulagement. »

Comment faire l’expérience de l’archive virtuelle ?

« L’archive virtuelle est très conviviale. Au début, nous étions plutôt hésitants quant au choix de passer au tout numérique. Surtout parce que nous sommes habitués à l’archivage à l’ancienne. Mais cela a très bien fonctionné et jusqu’à présent, tout se passe bien et sans problème. J’apprécie également le fait que l’archive virtuelle soit encore en cours de développement et d’optimisation. Par exemple, nous trouvons que le pilote d’imprimante virtuelle est une fonctionnalité très précieuse. Vous pouvez ainsi « imprimer » numériquement un document, de sorte qu’il se retrouve immédiatement dans le bon fichier. »

Convivialité et professionnalisme

Caroline termine avec : « Je peux recommander à chaque organisation de travailler avec l’Archive virtuelle lorsqu’il s’agit de gérer des fichiers (numériques). Non seulement le système est recommandé, mais aussi Archive-IT en tant qu’organisation. Si j’ai besoin d’aide, je peux toujours appeler et obtenir une aide amicale. J’aime aussi penser avec nous ! Professionnalisme et convivialité sont à l’ordre du jour chez Archive-IT. »

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