Archive-IT a rapidement scanné tous les fichiers actuels de la Stichting Centrum ’45, afin que leurs opérations commerciales puissent se poursuivre. La Stichting Centrum ’45, l’institut national pour le diagnostic et le traitement spécialisés des troubles psychotraumatiques, est récemment passée à un dossier patient électronique. Twan Driessen, directeur général, explique : « Les employés hésitaient à travailler sous forme numérique. Après tout, le papier a une valeur émotionnelle ». Après que le Centrum ’45 ait décidé de passer à un EPD, leurs archives ont dû être numérisées rapidement.
Impossible ?
« C’était un travail impossible », dit M. Driessen. « Mais en sept jours, Archive-IT a mis à notre disposition plus de 2200 fichiers avec environ 290 000 images sous forme numérique. »Tous les dossiers en cours devaient être numérisés, tandis que les clients revenaient chaque semaine pour un traitement. « C’était une énorme opération logistique qui s’est achevée avec succès. Lorsque nous sommes passés au fichier numérique, toutes les images numérisées étaient prêtes sur la connexion sécurisée entre Archive-IT et Centrum ’45. Celles-ci pourraient donc être abordées directement. »
Bon partenaire
« Les employés ont immédiatement compris les avantages du fichier numérique. »Ils n’ont plus besoin d’aller au secrétariat pour voir un dossier. Ils peuvent simplement consulter le fichier sur leur PC. Ils peuvent également visualiser et analyser des groupes cibles spécifiques via le système. « En raison de la confidentialité de nos fichiers, nous avions besoin d’un bon partenaire dans lequel Archive-IT excellait », déclare Twan Driessen, directeur général.
Efficacité opérationnelle
« Avant de venir travailler à la Stichting Centrum ’45, j’étais médecin généraliste « , explique M. Driessen. « J’avais déjà un fichier numérique là-bas. Quand je suis arrivé ici, tout le monde travaillait encore avec un dossier papier. Je pensais que c’était démodé de travailler encore avec des dossiers papier. La raison la plus importante pour laquelle Centrum ’45 a opté pour un fichier numérique était que la gestion s’est avérée impossible. On ne peut rien rationaliser, on ne peut pas apporter d’efficacité à l’ensemble du processus de traitement et si on ne peut pas le gérer numériquement et si on ne peut pas faire de mesures à ce sujet, la gestion est impossible. Des outils peuvent désormais être intégrés dans les dossiers du personnel, ce qui les oblige à passer par un certain nombre de processus importants pour la qualité, ce qui n’est pas possible avec un dossier papier. De nombreux dossiers sont maintenant fermés chaque année et, avec un dossier papier, vous devez passer en revue ce dossier par dossier. Maintenant, il suffit d’appuyer sur un bouton et tous les dossiers de l’année en cours sont fermés. »