Stichting Kindante assure l’éducation dans les communes de Beek, Beekdaelen, Echt-Susteren, Sittard-Geleen et Stein. La fondation gère 30 écoles primaires, dont trois écoles d’enseignement primaire spécial et deux écoles d’enseignement secondaire spécial. Ensemble, les écoles Kindante comptent près de 9000 élèves et 950 employés.
Numérisation
Kindante a fait le choix de numériser ses dossiers personnels et de les importer dans leur environnement AFAS. Odette Albers, HR Manager, explique : « Nous savions que nous devions numériser, car nous pouvions ainsi commencer à utiliser AFAS de manière optimale. De plus, nous avons pensé qu’il était très important que toutes les données d’un employé puissent être trouvées dans un seul endroit central. Cependant, nous n’avions aucune idée de la façon dont nous allions nous y prendre. Lorsque nous avons entamé une conversation avec Archive-IT, beaucoup de choses sont devenues claires très rapidement. Comme ça, après la première réunion d’introduction, nous avions vraiment une idée des possibilités. »
Un point de contact unique
Avant le processus de numérisation, Kindante avait encore quelques questions. Lieke Kaldenhoven, conseillère RH, explique : « Nous avions quelques questions à l’avance ; bien sûr, vous remettez vos fichiers sensibles à la vie privée ! Cependant, nos questions ont été répondues rapidement et toutes nos préoccupations ont été retirées. C’était très agréable d’avoir un seul point de contact pendant le projet ; le chef de projet a toujours été là pour nous. S’il y avait des incertitudes, nous n’avions qu’à le dire et elle a immédiatement proposé d’autres options ou exemples. Cela nous a donné une grande confiance dans la réussite du projet. »
Lois et règlements
Lieke poursuit : « La numérisation des dossiers du personnel est un moment idéal pour savoir quelles données sont encore stockées. Ce n’est pas sans importance avec GDPR et les lois et réglementations de plus en plus strictes. En outre, c’est le moyen d’assurer plus d’efficacité, de soin et de transparence. C’est essentiel pour l’employé, car il est le propriétaire du dossier et doit être en mesure de le voir en tout temps. »
Coopération avec Archive-IT
« Dans notre recherche d’un parti pour la numérisation, nous avons trouvé particulièrement important qu’il s’agisse d’un parti ayant une expertise. Le fait qu’Archive-IT possède une grande expérience de la numérisation dans le secteur de l’éducation et le téléchargement direct vers l’AFAS en font le partenaire idéal. Un autre facteur important était que nous voulions que le processus de numérisation soit le moins perturbé possible, et Archive-IT s’en est également montré à la hauteur. Nous sommes très satisfaits de la collaboration ! Nos ambitions numériques vont beaucoup plus loin et nous reviendrons certainement à Archive-IT si nous voulons passer à l’étape suivante. »
Archive-IT remercie la Fondation Kindante pour sa confiance !