En 10 mois, Archive-IT a réussi à faire travailler numériquement le groupe MC du Flevoland avec 91 000 dossiers de patients, qui ont tourné sur trois sites. Le Groupe MC travaille avec JIM et DBS depuis 1996. (Coordinatrice AB/LCMA) Sally Martens connaît Archive-IT comme un partenaire fiable et professionnel. « Ce fut un grand plaisir de travailler avec des personnes bien connues d’Archive-IT. Ils savent toujours où tout se trouve et comment le traitement doit être effectué. En raison de la grande vitesse, nous avions terminé deux mois plus tôt. Un avantage supplémentaire : les archives centrales sont transformées en vestiaire. »
En 2004, MC Groep a examiné la façon dont les autres hôpitaux traitent les dossiers. Sally Martens : « Nous voulions absolument commencer à numériser, surtout par manque d’espace. De plus, les dossiers étaient nécessaires (mais souvent absents) à l’un de nos trois emplacements : Emmeloord, Dronten et Lelystad. Cela s’accompagnait de nombreuses actions et de désagréments. Pour suivre les dossiers, nous avons travaillé dans les archives d’abord avec des cartons rouges comme signal manquant, puis avec DBS de Jalema et plus tard avec JIM de Archive-IT. »
Point d’apprentissage
Il est donc temps de passer au numérique. Un projet pilote de numérisation en 2010 en dermatologie, spécialité indépendante et bien organisée qui ne travaille qu’avec les dossiers départementaux, a été réalisé en 6 semaines. Sally Martens : » Ce fut un excellent coup d’envoi. Avec Mat Schell (Archive-IT Logistics Manager), nous avons ensuite examiné les dossiers unitaires les plus laborieux. Il a fait un coup monté pour l’un d’eux :
– pour toutes les spécialités ;
– dossier départemental (10 spécialités).
Cela a permis aux spécialistes de voir ce qui fonctionne facilement pour eux. Notre ICT a alors peut-être un peu sous-estimé la phase de mise en œuvre. Rétrospectivement, une liste de choses à faire au cours d’un processus de numérisation aurait pu éviter les ambiguïtés et les retards. »
Mise à l’échelle et vue d’ensemble
En avril 2011, le Groupe MC a commencé avec les dossiers de l’unité. Lors de la numérisation, les spécialités ont été immédiatement séparées par des onglets. Sally Martens : » Nous avions préparé 10 envois pour le vrac. En fin de compte, tout s’est si bien passé que nous avons pu passer à l’échelle supérieure et terminer deux mois plus tôt ! Le travail du spécialiste est devenu beaucoup plus efficace et celui du personnel des archives a énormément changé. Pour l’analyse supplémentaire de (nouveaux) fichiers/ajouts, nous collectons tout deux fois par jour et cela est également analysé de manière centralisée. Les dossiers d’urgence peuvent être indiqués par les cliniques, afin qu’ils aient la priorité dans le processus de balayage. Maintenant nous n’avons plus de fichier d’ombre et un fichier est toujours disponible. C’est une très belle façon de travailler. »