Ce qui a commencé en 1915 comme un foyer pour enfants malades, est devenu en plus de 100 ans une organisation avec 11 centres de rééducation médicale spécialisée. Rehabilitation Friesland se caractérise par la demande du patient d’être le point de départ de chaque traitement. Fournir une assistance aux personnes limitées par les conséquences complexes d’un trouble, d’un accident ou d’une maladie, dans le but de : participer à la société. C’est ce à quoi Rehabilitation Friesland s’est engagée.
Hetty van Dijk, responsable du Business Office for Rehabilitation Friesland, parle du processus de numérisation réalisé en collaboration avec Archive-IT. En partie à cause des différents emplacements qu’ils ont, ils voulaient être en mesure de garantir l’intégralité et la transparence de leurs dossiers. La numérisation a rendu cela possible.
Pourquoi la numérisation
Hetty explique : « Dans le passé, pour des raisons pragmatiques, chaque site avait ses propres dossiers. Toutefois, cela a donné lieu à des dossiers en double et à des dossiers partiels d’un patient. L’efficacité dans la gestion du dossier et l’accessibilité à chaque emplacement ont été les principales raisons pour lesquelles nous avons opté pour la numérisation. Nous avons numérisé tous les dossiers actuels. Pour nous, il s’agit des patients en traitement et des patients qui ont interrompu leur traitement depuis moins de deux ans. Maintenant, chaque patient a un dossier. Où que vous soyez, voici le dossier complet. »
L’ensemble du tableau
« Nous avons parlé à plusieurs parties, mais à Archive-IT, l’image d’ensemble était bonne. Il s’agissait d’environ 25 000 dossiers, donc pour nous, l’expérience était très importante dans le choix. C’est très agréable de travailler avec une fête qui va s’arranger. Si une partie réfléchit avec vous, ne vous laisse pas tout inventer par vous-même et peut démontrer : » nous avons déjà fait cela auparavant « , alors cela inspire confiance. Le fait qu’ils avaient de l’expérience avec HIX, de sorte que tous les fichiers numérisés ont été inclus dans notre EPD sans aucun problème, a également été pris en compte. Si vous ajoutez à cela les procédures strictes en matière de sécurité de l’information, de qualité et de prix, l’image est parfaite « , dit Hetty.
Approche
« Les fichiers critiques ont été les premiers à être numérisés dès leur entrée dans Archive-IT. En conséquence, le transport était en fait le seul moment où nous avons dû manquer les fichiers pendant un certain temps. Si vous planifiez intelligemment ce moment de transport, vous ne remarquerez même pas que les fichiers sont externes. Nous avons estimé à l’avance que le nombre de dossiers était inférieur à ce qu’il était en réalité. En conséquence, un certain nombre de défis se sont présentés à nous. En conséquence, le processus de numérisation a pris plus de temps que prévu. Heureusement, cela ne nous dérangeait pas beaucoup, car si nous avions besoin d’un fichier qui n’avait pas encore été numérisé, nous pourrions très facilement le demander. Archive-IT nous l’a scanné en priorité, pour qu’il soit rapidement disponible. »
Voir c’est croire
Enfin, Hetty déclare : « J’ai passé une journée chez Archive-IT pour découvrir comment les processus fonctionnent dans la pratique. Je peux le recommander à tout le monde. Ce n’est qu’à ce moment-là que vous pouvez voir de vos propres yeux le degré de discipline dont font preuve les employés, le rythme et le soin avec lesquels ils traitent les données des clients. J’ai vécu cette visite comme très impressionnante et m’a immédiatement donné confiance. Des personnes accessibles qui travaillent avec vous en tant que client ; consultation ; dialogue : c’est ce qui caractérise Archive-IT. »
Rehabilitation Friesland travaille maintenant avec succès avec le fichier papier historique sous forme numérique dans leur EPD HIX de Chipsoft. Cela s’inscrit parfaitement dans leur objectif principal. Parce qu’ils ont ainsi pu, une fois de plus, améliorer considérablement leur efficacité, ce qui leur permet de se concentrer encore mieux sur l’aide qu’ils peuvent apporter. C’est de ça qu’il s’agit.