A la Via Jeugd, les jeunes et les jeunes adultes peuvent s’adresser à la protection de la jeunesse, aux soins, au traitement et à l’éducation. Avec 250 collaborateurs, ils veillent à ce que les jeunes qui ont commis ou sont soupçonnés d’avoir commis des actes répréhensibles ou qui ont de graves problèmes de comportement soient traités de manière intensive au quotidien.
Le département P&O de la Via Jeugd a contacté Archive-IT afin de réaliser ses ambitions numériques. Ils ne voulaient plus travailler avec des dossiers papier, parce qu’ils croient que cela peut être fait de façon beaucoup plus efficace et sécuritaire. Rick Gerritsen, agent du personnel à la Via Jeugd, a pris le processus sous son aile et est très satisfait de la nouvelle situation numérique.
Confiance dans la coopération
« Entre-temps, notre environnement numérique du personnel à Raet a été entièrement mis en place. Pour qu’il n’y ait qu’une seule vérité et que nous ne travaillions pas sur toutes sortes d’îlots d’information, nous avons pensé que nous devions créer un environnement unique avec toutes les informations personnelles « , explique Rick Gerritsen. « Si vous commencez avec un dossier personnel numérique et que vous avez toujours toutes les informations historiques sur papier, cela ne peut que conduire à l’inefficacité. Sur les conseils d’AAG, notre partenaire pour l’implémentation de la solution Raet, nous avons pris contact avec Archive-IT. Les bonnes expériences, les explications et les offres d’Archive-IT nous ont donné la confiance nécessaire pour travailler avec eux. »
Validité juridique
Les dossiers papier n’ont pas été détruits après la numérisation et sont toujours conservés sous forme physique par la Via Jeugd. Tous les documents officiels, tels qu’un contrat de travail, sont conservés par la Via Jeugd dans l’éventualité d’une situation où seul l’original du document papier est considéré comme légalement valide.
Transparent – anno 2017
Rick Gerritsen poursuit : « A partir de février 2017, tous les collègues de la Via Jeugd auront accès à leur propre dossier personnel numérique. De cette façon, nous serons une organisation transparente qui donne un aperçu des informations auxquelles l’employé a droit. Accès sécurisé lorsqu’un employé en a besoin. C’est important pour nous. »
En collaboration avec AAG et Archive-IT, la Via Jeugd a pu réaliser cet effort de professionnalisation à notre satisfaction. La Via Jeugd est une organisation progressiste avec un haut niveau de qualité et ce projet y contribue.