Basalt est l’un des plus grands centres de réhabilitation des Pays-Bas et est situé sur dix sites en Hollande méridionale. Basalt est une fusion de Sophia Rehabilitation et du Rhineland Rehabilitation Centre. Basalt a déménagé dans un nouvel endroit où il n’y avait pas de place pour les archives. Lorsque le DPRDE (Dossier électronique du patient en réadaptation) est entré en ligne de compte en 2012-2013, c’était le bon moment pour opter pour une transition progressive vers un dossier numérique. Archive-IT s’entretient avec Bianca Holtman, chef de projet chez Basalt.
Plus d’espace d’archivage
Bianca Holtman parle du début du projet : « Basalt cherchait un partenaire pour numériser l’énorme quantité de dossiers papier, en particulier les dossiers médicaux. L’une des raisons en était le fait qu’il n’y avait plus de place pour les archives dans le nouveau bâtiment. Mais ce qui est encore plus important, c’est l’ambition de faciliter un environnement de travail sans papier et efficace. Archive-IT était le partenaire idéal pour mener à bien ce projet avec nous ! Archive-IT offre une solution complète ; du stockage de fichiers statiques à l’enregistrement et à la récupération de fichiers semi-statiques grâce au Scanning on Demand. De plus, ils numérisent également les fichiers courants en masse, qui sont tous accessibles via l’Archive-IT Virtual Archive ! Une solution complète et une grande connaissance du secteur de la réadaptation. »
Le travail sans papier sur le nouveau site
« Comme nous sommes passés au DEPD-R, nous travaillions déjà sans papier à notre nouveau site. Un lien entre nos dossiers papier via l’Archive-IT Virtual Archive et notre R-EPD a fourni la bonne combinaison « , explique Bianca Holtman. « Ce lien Archive-IT permet de travailler à partir d’un environnement de travail unique. Le programme s’habitue rapidement, car il est très intuitif. Mais le plus important, c’est que les médecins et les médecins récupèrent leurs dossiers. Pas sous forme papier, mais numérique. » Basalt a choisi de donner accès au logiciel aux médecins et secrétaires médicaux. Pour eux, c’est un enrichissement qu’un dossier soit toujours disponible et complet. Le changement s’est déroulé sans heurts, avec un plan d’action bien pensé.
Rétrospective
Basalt est maintenant quelques années plus loin et revient sur un projet réussi. « Nous avons acquis beaucoup d’expérience avec le R-EPD en combinaison avec l’Archive-IT Virtual Archive. Nous sommes très satisfaits des mesures qui ont été prises jusqu’à présent. Ainsi, la rééducation de Basalt est prête pour l’avenir ! »