La Fondation pour l’éducation primaire de Venray est une communauté d’écoles de la municipalité de Venray. SPOV a 13 écoles primaires et une école primaire spéciale sous sa responsabilité. Les écoles sont réparties dans les villages d’églises et dans les différents quartiers de Venray. Entre les écoles primaires, il y a des écoles catholiques et publiques. La fondation assure l’éducation de ± 2810 enfants, mais avec amour. Il y a environ 320 employés.

SPOV a choisi de faire numériser ses dossiers personnels par Archive-IT. Ceux-ci ont ensuite été importés directement dans leur propre environnement AFAS.

Pourquoi numériser ?

Silvia van Went, conseillère en personnel chez SPOV, déclare : « Nous avons constaté que l’inefficacité de l’information au sein du service des ressources humaines était apparue. Parce que nous avons travaillé à la fois physiquement et numériquement, vous n’avez jamais eu un seul dossier complet. » Jessica Holdinga, chef de l’administration du personnel et des salaires, ajoute : « En plus de nos propres archives au siège de la SPOV, tous les directeurs des 14 écoles avaient également un dossier sur l’employé. Il en est résulté trois îlots d’information pour un employé. En plus de cette efficacité, les archives papier ne sont plus à jour. C’était vraiment le moment de numériser ! »

Environnement de travail numérique

Jessica poursuit : « Cela fait un moment que nous sommes passés complètement à l’environnement numérique et la différence est énorme. C’est beaucoup plus efficace, ce qui nous laisse plus de temps pour d’autres tâches. Après la première rencontre avec Archive-IT, nous avons eu une bonne idée des possibilités. Cette réunion consultative nous a donné la confiance pour que ce projet soit réalisé par Archive-IT ». Selon Silvia.

Le choix d’Archive-IT

Silvia explique. « Nous sommes venus à Archive-IT grâce à la recommandation d’une autre fondation. Bien qu’il ne s’agisse pas d’un conseil scolaire, mais d’une fondation pour la garde d’enfants. Ils ont été très satisfaits de la coopération avec Archive-IT. En fait, dès le premier contact, nous avons eu un bon pressentiment au sujet de cette coopération. Notre interlocuteur d’Archive-IT, avec qui nous avons eu nos premières discussions, y a certainement contribué. Archive-IT est un expert expérimenté dans le domaine de la numérisation de fichiers. Ils ont une vaste expérience dans le domaine de l’éducation, mais aussi dans d’autres secteurs. » Jessica complète le choix d’Archive-IT : « Le lien éprouvé avec l’AFAS était également un avantage. Le fait qu’ils ont tant d’expérience leur a donné confiance. Bien sûr, il est très important que le bon dossier apparaisse sous le bon membre du personnel de l’AFAS. »

En pratique

« Les critères importants étaient qu’Archive-IT devait avoir les bons certificats et les bonnes procédures de sécurité. Après tout, il s’agit de fichiers qui contiennent beaucoup d’informations confidentielles. Archive-IT nous a invités à venir jeter un coup d’œil au siège de Reuver, afin que nous puissions voir de nos propres yeux comment les processus et les activités se déroulent. Nous avons trouvé intéressant de voir avec quel soin chaque dossier est nettoyé. Nous vous recommandons donc vivement de visiter Archive-IT lorsque le thème de la numérisation est à l’ordre du jour. » Silvia et Jessica sont proches.

Nous tenons à remercier SPOV pour sa confiance et l’agréable collaboration durant ce processus de numérisation !

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