Vincio Wonen préconise de vivre à Parkstad Limburg depuis 100 ans. Chaque jour, ils travaillent à la mise en place d’un cadre de vie approprié dans un environnement agréable pour les personnes qui ne peuvent pas le fournir elles-mêmes. Plus de 2 900 ménages de Heerlen, Hoensbroek et Brunssum sont chez eux avec Vincio. En outre, ils gèrent des magasins et des garages. Des locataires satisfaits, jeunes et vieux, célibataires ou familles, c’est ça Vincio Wonen !
Travail flexible
Au sein de Vincio Wonen, il y avait un désir d’adopter le travail flexible, afin que le travail puisse être effectué indépendamment du lieu et du temps. La flexibilité était l’un des arguments pour amorcer la transition du papier au numérique. Roy Drissen, directeur de programme et consultant en TIC chez Armana Cloud, aide les entreprises à faire la transition vers les TIC. Vincio Wonen a pris Roy en main pour pouvoir diriger cette transition dans le domaine des TIC également. De Vincio Wonen Mattie van de Kragt, directeur des opérations, est étroitement impliqué dans les projets TIC et les nombreux changements qui ont eu lieu (et ont encore lieu). Mattie : « L’état des TIC semblait s’être figé en 1990. Il est temps de changer cela ! Des mesures rapides ont été prises en ce qui concerne les différents projets nécessaires pour réaliser les changements essentiels. Le projet de numérisation avec Archive-IT en fait partie. Ce qui est formidable, c’est que ces projets de TIC se sont très bien déroulés comme prévu. J’ai vécu cela différemment dans le passé. Une bonne préparation est en fait la moitié du travail ».
Numérisation des archives des colis
Vincio Wonen a choisi de faire d’abord numériser les archives de la parcelle par Archive-IT. Roy dit : « Dans les années 90, on a beaucoup utilisé les dossiers L, les autocollants, les claquettes et les corbeilles à courrier. A Vincio, j’ai eu un deja-vu, les processus étaient toujours comme ça. Nous avons alors fait le choix de nous attaquer d’abord aux plus grandes archives. Nous avons fait un nettoyage interne ; tous les documents qui n’avaient pas leur place là-bas ont été retirés. Ensuite, les dossiers ont été numérisés par Archive-IT ».
Le choix d’Archive-IT n’a pas été fait du jour au lendemain. Afin de créer un bon partenaire, Vincio a établi un processus de sélection avec des critères. Une visite a été faite à Archive-IT à Reuver pour voir de ses propres yeux comment fonctionne la numérisation. Selon Mattie et Roy, un certain nombre de choses y ont été mises en avant : les soins, la flexibilité, les certifications et les installations dans le bâtiment. indique Roy : « Archive-IT va beaucoup plus loin que le traitement en masse des dossiers, ils font en fait quelque chose des données. C’était une raison de choisir pour vous, pour discuter réellement de la manière de traiter les données numériques. Il y a eu aussi un contact humain immédiat. Pas d’arguments de vente glissants, mais une approche pratique et informelle au niveau des affaires ».
Avenir
Cependant, les ambitions numériques ne s’arrêtent pas là. Vincio Wonen travaille actuellement à l’élaboration de métadonnées de qualité pour l’information numérique. Entièrement conforme aux règles fixées par le comptable, le GDPR et l’Administration fiscale et douanière, entre autres. Mattie : « Tout ce que nous faisons, nous le faisons pour nos locataires. La qualité du service dépend de la qualité des données. Cela est nécessaire pour que vos services correspondent le plus possible aux souhaits de votre locataire ».
Une relation à long terme
Vincio Wonen cherchait une relation à long terme, ce qu’ils ont certainement trouvé dans Archive-IT. Mattie déclare : « Archive-IT est devenu un bon partenaire tout au long du projet. Vous vous attendez à vous relever lorsque vous tombez ou trébuchez, à donner des conseils sollicités ou non lorsque quelque chose peut être mieux fait, à vouloir grandir ensemble et à ce que l’un renforce l’autre. À l’avenir, nous contacterons à nouveau Archive-IT pour le prochain projet ».
Archive-IT remercie Vincio Wonen pour sa confiance !