Une archive numérique va plus loin qu'une structure de dossiers avec des fichiers numériques. Tout dépend du fait de trouver la bonne information au bon moment. Mais il y a plus que cela. Nous constatons que de nombreuses organisations présentent une énorme diversité de flux d'informations. Applications multiples, différentes manières de stocker les informations, dossiers locaux, etc. Archive-IT s'est spécialisé dans l'archivage numérique au cours des dernières années. Qu'il s'agisse de dossiers numérisés qui doivent être ouverts, de dossiers physiques qui doivent être enregistrés numériquement ou de documents qui sont déjà numériques à la source. Une solution sûre, efficace et accessible pour chaque défi.
Archivage numérique
Pourquoi des archives numériques?
Il est important que vous et vos collègues ayez accès à la gestion de vos informations. De manière sûre, fiable et conviviale. En utilisant pour cela une solution logicielle intelligente, qui répond pleinement aux exigences que vous avez fixées, vous pouvez économiser des coûts et gagner en efficacité. Archive-IT a développé plusieurs logiciels afin de toujours proposer une solution adaptée dans le monde de l'archivage. Il n'y a pas une seule vérité. Archive-IT travaillera avec vous pour découvrir les besoins de votre organisation et les exigences légales à respecter, afin de déterminer la solution qui résoudra vos problèmes et permettra à votre organisation d'atteindre un niveau supérieur. Vous n'êtes pas seul!
Avantages
- Accessibilité sécurisée, partout et à tout moment.
- Autorisations au niveau détaillé.
- Examiner les informations sous différents angles.
- Associez des métadonnées à vos fichiers pour enrichir les données.
- Rechercher et trouver facilement.
- Mettre en place une politique de conservation structurée.
Digital compliancy
Notre solution AIR ne se contente pas d'assurer la gestion des dossiers, mais offre également des fonctionnalités étendues pour la gestion des documents et d'autres formats de fichiers. Axé sur les métadonnées et facile à partager, y compris avec des personnes extérieures à votre organisation. AIR est un coffre-fort numérique, qui garantit pleinement les périodes de rétention et la préservation des données numériques conformément aux lois et règlements. Les perspectives de recherche avancée le rendent très convivial et applicable.
Gestion des fichiers
Voulez-vous stocker des fichiers en externe chez Archive-IT ? Vous pouvez utiliser les archives virtuelles pour gérer vos archives, faire des demandes et consulter des dossiers sous forme numérique. L'archive virtuelle peut également être utilisée comme votre propre système de gestion de fichiers, dans lequel vous pouvez visualiser et modifier des fichiers numériques. Il offre des fonctionnalités à la fois physiques et numériques, et convient parfaitement aux organisations qui doivent faire face à une situation hybride en matière de papier et de numérique.
Législation et réglementation
Il est essentiel que vos documents numériques soient archivés en toute sécurité à tout moment. Archive-IT a investi dans la sécurité de l'information afin que les mesures soient prises au plus haut niveau, et elle est constamment testée face à l'évolution des technologies numériques. En savoir plus sur notre sécurité informatique.
Coûts de l'archivage numérique
La mise en place d'une archive numérique implique un travail sur mesure et dépend d'un grand nombre de facteurs. C'est pourquoi il est impossible de donner des tarifs standard. Les coûts sont constitués de frais ponctuels, tels que la formation et la mise en place. En fonction de la situation, vous pouvez également choisir d'acheter des services de conseil. Une fois la phase d'installation terminée, vous devrez faire face à des coûts récurrents. Il s'agit notamment des licences logicielles et des gigaoctets associés si vous optez pour la variante cloud. Nous serions heureux de vous rencontrer pour discuter de vos souhaits et de vos besoins et vous fournir un devis correspondant.
Intéressé?
Demandez une démonstration sans engagement via le formulaire de contact. Nous vous expliquerons brièvement le logiciel lors d'un rendez-vous (en ligne). Autres questions ? Demandez plus d'informations ici.
Reference
« Le grand avantage du fichier numérique d’Archive-IT est qu’il ressemble exactement au fichier papier. Des onglets ont été ajoutés, l’apparence est la même que celle du fichier papier et il y a même une fonction de navigation qui nous permet de faire facilement défiler les fichiers. »
Francie Peters
| Directeur,
« Basalt cherchait un partenaire pour numériser l’énorme quantité de dossiers papier, en particulier les dossiers médicaux. L’une des raisons en était le fait qu’il n’y avait plus de place pour les archives dans le nouveau bâtiment. Mais ce qui est encore plus important, c’est l’ambition de faciliter un environnement de travail sans papier et efficace. Archive-IT était le partenaire idéal pour mener à bien ce projet avec nous ! »
« En fait, la méthode n’a guère changé. Alors qu’auparavant vous deviez écrire et naviguer, vous devez maintenant récupérer le fichier et cliquer sur les champs. La recherche de la bonne information n’est plus nécessaire, tout est toujours accessible et complet. »
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